Em um cenário empresarial cada vez mais orientado pela eficiência, a automação de tarefas repetitivas tornou-se um aliado importante. A automação de tarefas é essencial para equipes que buscam maximizar sua produtividade. 

Assim, de acordo com pesquisas recentes da Atlassian, equipes de TI gastam aproximadamente 30% do seu tempo com tarefas repetitivas e gerenciamento manual de tickets. 

Nesse contexto, o Jira, se torna uma das plataformas de gerenciamento de projetos e suporte mais utilizadas no mundo. Isso se deve muito ao fato de oferecer ferramentas de automação que podem transformar o fluxo de trabalho dessas equipes.

Sendo assim, neste artigo do Blog da A-Players vamos explorar como as Regras de Automação no Jira podem eliminar tarefas repetitivas, aumentar a precisão e permitir que as equipes de TI foquem no que realmente importa: a resolução de problemas complexos e a entrega de valor para a organização.

Benefícios gerados pela automação de tarefas no Jira

A implementação adequada de regras de automação no Jira representa um ponto de inflexão na gestão de serviços de TI para muitas organizações. Dessa forma, o impacto vai além da simples economia de tempo, indo desde o atendimento inicial até a resolução final dos chamados.

Equipes que implementam automação no Jira relatam consistentemente uma melhora significativa em métricas-chave de desempenho, incluindo tempo de primeiro atendimento e conformidade com SLAs.

Mas além disso, há uma mudança qualitativa no trabalho das equipes técnicas. Os profissionais passam a dedicar seu tempo e expertise a resolução efetiva de problemas complexos, em vez de tarefas administrativas de baixo valor agregado. 

Vale ressaltar que cada organização experimenta resultados distintos a partir da automação com o Jira, dependendo dos processos que são automatizados e da maturidade dos fluxos de trabalho. Uma análise personalizada é essencial para identificar as oportunidades de maior impacto em seu ambiente específico.

Ademais, estes são alguns dos principais benefícios que podem ser conquistados com a automação de tarefas repetitivas através do Jira:

• Redução significativa no tempo de resolução de tickets;
• Maior aderência aos SLAs estabelecidos;
• Direcionamento automático de tarefas para as equipes apropriadas;
• Maior consistência no tratamento de incidentes e solicitações;
• Liberação da equipe técnica para atividades de maior valor agregado.

Principais cenários para automação no Jira

O potencial de automação no Jira é praticamente ilimitado, mas existem alguns cenários particularmente vantajosos para implementação imediata. Portanto, nas operações diárias de TI, observamos que determinados processos repetitivos consomem uma parcela desproporcional do tempo das equipes técnicas e de suporte. 

Desse modo, são estas atividades que apresentam o maior retorno quando automatizadas. Nesse contexto, há três cenários que se destacam: o roteamento inicial de tickets, as atualizações de status do chamado, e o gerenciamento de notificações e escalações. 

Cada um desses cenários representa um ponto de fricção comum nas operações de TI que, quando otimizado através de automação, libera recursos valiosos e melhora significativamente a experiência tanto dos agentes quanto dos usuários finais.

Portanto, veja a seguir como cada um destes contextos são mais favoráveis para a automação de tarefas repetitivas:

1. Roteamento automático de tickets

Em primeiro lugar, uma das maiores dores das equipes de suporte é a triagem manual de tickets. Com as regras de automação, você pode configurar o Jira para analisar o conteúdo da solicitação e direcioná-la automaticamente para a fila ou equipe apropriada. 

Tickets contendo palavras-chave específicas podem ser encaminhados para as equipes correspondentes, como infraestrutura, segurança ou especialistas em sistemas específicos. 

Essa simples automação pode reduzir significativamente o tempo de primeira resposta e aumentar a satisfação do usuário.

2. Atualizações de status baseadas em condições

Manter o status dos tickets atualizado é fundamental para a transparência, mas frequentemente esquecido em meio a um dia agitado. Com as regras de automação, você pode configurar transições automáticas, como alterar o status, mover para estados de espera e definir resoluções automáticas. 

Essas regras garantem que o fluxo de trabalho flua naturalmente sem intervenção manual constante.

3. Notificações inteligentes e escalação

A comunicação eficiente é essencial em ITSM. O Jira pode automatizar grande parte desse processo crítico.

Os lembretes automáticos de SLAs mantém a equipe alerta sobre prazos importantes. Notificações específicas alertam os gerentes quando tickets prioritários ficam parados. A escalação automática de incidentes previne atrasos prolongados no atendimento.

Além disso, os alertas personalizados mantêm stakeholders informados sobre casos relevantes sem sobrecarga de informações. Este sistema inteligente garante visibilidade para o que realmente importa. Nada crítico passa despercebido, mesmo em ambientes com alto volume de chamados.

Melhores práticas para automação no Jira

• Comece pequeno: não tente automatizar tudo de uma vez. Identifique processos específicos que consomem tempo significativo e oferecem benefício imediato quando automatizados.
• Documente suas automações: mantenha um registro claro de todas as regras implementadas, incluindo seu propósito e comportamento esperado. Isso facilita a manutenção e evita conflitos.
• Revise regularmente: as necessidades de negócio evoluem constantemente. Estabeleça revisões periódicas de suas automações para garantir que continuem alinhadas com os processos atuais.
• Comunique as mudanças: certifique-se de que todos os membros da equipe compreendam as automações implementadas. Uma mudança não comunicada adequadamente pode gerar confusão e resistência.

Automatize tarefas com o apoio da A-Players

A automação de tarefas repetitivas no Jira não é apenas uma questão de eficiência operacional, mas também de qualidade de serviço e satisfação da equipe. Ao liberar seus profissionais de TI das atividades manuais, você permite que dediquem seu talento e energia a resolver problemas complexos e entregar valor real ao negócio.

Como parceiros Platinum da Atlassian, na A-Players estamos preparados para ajudar sua organização a explorar todo o potencial das regras de automação no Jira. 

Nossa abordagem Professional Services combina expertise técnica com uma compreensão profunda dos processos de negócio, garantindo que a automação seja implementada de forma estratégica e alinhada aos seus objetivos organizacionais.

Entre em contato conosco para descobrir como podemos transformar sua gestão de serviços de TI através da automação inteligente no Jira.