Em ambientes corporativos complexos, uma situação se repete com frequência alarmante: quando tudo vira prioridade, nada realmente é prioridade. 😉

Foi exatamente esse o cenário que encontramos no departamento de marketing de uma instituição de ensino superior referência na Região Sul,, onde nossa parceria resultou em uma transformação completa na gestão de demandas internas.

Portanto, neste artigo do Blog da A-Players vamos mostrar como soluções de IA e monday.com foram fundamentais para transformar a gestão de processos da instituição de ensino.

O problema real que toda empresa conhece

O time de marketing deste centro de ensino estava vivendo algumas dificuldades que muitas empresas conhecem bem. 

Semanalmente, chegavam dezenas de solicitações de diferentes departamentos da universidade – desde campanhas para novos cursos até materiais promocionais para eventos acadêmicos. 

O grande problema? Cada solicitante naturalmente classificava sua demanda como “alta prioridade” ou “urgente”.

Dessa forma, o resultado era previsível: uma fila de projetos aparentemente críticos, onde a equipe de marketing gastava horas preciosas apenas tentando descobrir o que realmente precisava de atenção imediata. 

Logo, a triagem manual não apenas consumia recursos valiosos da equipe, mas também criava inconsistências na avaliação, já que diferentes profissionais poderiam interpretar demandas similares de maneiras completamente distintas.

Esse cenário gerava um ciclo vicioso. Projetos urgentes se perdiam em meio aos outros, enquanto a equipe lutava contra a frustração de não conseguir atender adequadamente às expectativas dos clientes internos. A produtividade diminuiu, os prazos se estendiam e a qualidade do trabalho começava a ser comprometida.

Recalculando rota…

Como parceiros monday.com, nossa experiência nos ensinou que tecnologia sem estratégia é apenas mais uma ferramenta com custo alto. 

Por isso, desenvolvemos uma abordagem que combina inteligência artificial com deep knowledge dos processos organizacionais desta universidade.

O primeiro passo, portanto, foi realizar um mapeamento completo das demandas históricas do departamento de marketing. Durante semanas, analisamos centenas de solicitações anteriores, identificando padrões, complexidades e características que poderiam ser utilizados para treinar algoritmos de classificação automática.

Descobrimos que certas palavras-chave eram indicadores precisos de complexidade. Termos como “campanha institucional”, “evento de grande porte” ou “material para vestibular” automaticamente sinalizavam projetos que demandam maior investimento de tempo e recursos. 

Por outro lado, solicitações para “ajustes em peças existentes” ou “materiais informativos simples” representavam demandas de menor impacto operacional.

A Implementação da solução inteligente

A configuração da inteligência artificial no monday.com foi calibrada especificamente para o contexto desta universidade. Ou seja, o sistema não analisa apenas palavras-chave isoladas, mas interpreta o contexto completo do briefing fornecido pelo solicitante. Ele considera prazo solicitado, complexidade descrita, recursos mencionados, público-alvo e impacto estratégico potencial.

O processo funciona de forma elegante. Quando um colaborador submete uma nova demanda através da plataforma, a IA imediatamente processa o conteúdo, analisando múltiplas variáveis simultaneamente. 

Com base nesta análise multidimensional, o sistema automaticamente categoriza a demanda em três níveis claramente definidos: baixa, média ou alta complexidade.

Ademais, é importante destacar que nossa solução não elimina o julgamento humano – ela o potencializa. A equipe de marketing mantém total capacidade de revisar e ajustar classificações quando necessário, mas agora conta com uma base sólida e consistente para suas decisões. 

O que antes levava horas de discussão e análise manual agora acontece em segundos, com critérios objetivos e transparentes.

Os resultados transformaram a operação

Os benefícios foram imediatos e mensuráveis. 

A equipe de marketing relatou uma redução de aproximadamente 70% no tempo dedicado à triagem inicial de demandas. 

Isso liberou recursos humanos valiosos para atividades de maior valor agregado, como desenvolvimento criativo e planejamento estratégico.

A consistência na classificação de prioridades eliminou praticamente todas as discussões internas sobre precedência de projetos. Não há mais reuniões intermináveis tentando decidir qual demanda deve ser atendida primeiro – o sistema fornece uma base objetiva para essas decisões, criando um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.

Além dos ganhos operacionais, houve uma melhoria significativa na transparência dos processos. 

Por que essa solução é diferente? 

Nossa implementação vai além de uma simples automação. 

Assim, criamos um sistema inteligente que atua como um agente neutro na tomada de decisões, removendo vieses pessoais e garantindo que as prioridades reflitam a realidade operacional da organização.

A IA da monday.com tornou-se uma ferramenta estratégica que permite que a equipe foque no que realmente importa. O sistema elimina o excesso de urgência artificial e garante que os fluxos internos respeitem a complexidade real de cada demanda.

O futuro da Gestão de Demandas

A experiência neste centro de ensino demonstra como a inteligência artificial pode resolver problemas organizacionais complexos quando aplicada estrategicamente. A base do sucesso não reside apenas na tecnologia, mas na combinação cuidadosa entre expertise humana, compreensão profunda dos processos organizacionais e implementação técnica precisa.

Nossa solução é totalmente personalizável e pode ser adaptada para diferentes tipos de equipes – TI, RH, operações, jurídico e muito mais. Cada implementação é única, respeitando as particularidades e necessidades específicas de cada organização.

Vamos transformar sua Gestão de Demandas?

Se sua empresa também enfrenta o desafio do “tudo é urgente”, sabemos exatamente como resolver. 

A transformação digital não precisa ser complexa. Com a estratégia certa, parceiros ideais e as ferramentas adequadas, é possível criar sistemas mais eficientes, justos e produtivos para toda a organização.

Quer conhecer como podemos aplicar essa solução na sua empresa? Vamos conversar sobre como a IA pode potencializar seus resultados!