Nosso primeiro desafio dentro da oferta de monday.com foi aprimorar nosso processo de recrutamento e seleção, uma atividade de grande relevância aqui na A-Players. Casa de ferreiro, espeto de… ferro! Isso mesmo, somos nosso próprio case. Nosso próprio projeto piloto. A nossa versão beta.
Criar, projetar, implementar, testar e corrigir. Esses verbos foram norteadores para que nós mesmos compreendêssemos na prática tudo que a monday.com poderia nos oferecer. E por consequência, melhorarmos a experiência dos nossos candidatos, clientes e, por que não, da nossa área de People & Culture também?!
O que é o ambiente de TaaS?
Atrair, selecionar e contratar talentos, além de propiciar a melhor experiência de onboarding possível a todos os profissionais que se tornam um “A-Player”. É assim que podemos resumir nosso ambiente de Talent as a Service. Operacional, mas igualmente estratégico, como em qualquer organização que tenha a mentalidade “people-centric” como a nossa!
Antes da monday.com
A área de TaaS se desenvolveu dentro de um kanban tradicional como uma maneira mais ágil e simples para organizarmos todo o trabalho. Um meio para que todos os envolvidos do time pudessem acessar, consultar informações e visualizar as movimentações. Neste cenário não existiam processos automatizados e fluxos definidos para cada atividade. O trabalho era estritamente manual, sem automações, otimização de tempo ou extração de dados.
O setor que estava sofrendo com as dores do crescimento sem uma ferramenta que acompanhasse as necessidades, iniciou uma busca por plataformas de recrutamento que pudessem suportar todas as necessidades do time. Valeska Cabrera é Head de People & Culture e liderou um estudo detalhado por soluções que pudessem levar a área de TaaS para o nível que acompanhasse o crescimento exponencial da A-Players.
monday.com como plataforma para gerenciamento das atividades de TaaS
Com muitas especificidades e possibilidades de personalização, a conversa com a monday.com iniciou antes da A-Players se tornar uma parceira da plataforma. E como a pressa é inimiga da perfeição, optamos por estabelecer a parceria antes de consolidar o negócio. Quando a solução já estava entre as nossas ofertas, escolhemos utilizar as nossas dores para um projeto piloto. Esta é a etapa que o nosso Consultor Especializado em monday.com, Gustavo Furtado, entrou no projeto.
Construção do escopo
O processo se movimenta o tempo inteiro e por vezes é possível afirmar que estamos “always on beta”, mas temos certeza que somos sempre uma versão mais madura do que a anterior.
Para construir o escopo a Valeska e o Gustavo atuaram juntos. A perspectiva da Valeska solicitou:
- Automatizações;
- Exclusão de dados irrelevantes e repetitivos para o processo;
- Facilidade de acesso aos dados para a construção dos dashboards e autonomia neste processo;
- Reuniões mais sistemáticas, com disponibilidade de dados para dar embasamento às reuniões da equipe;
- Possibilidade de extrair dados de perfil de cada candidato;
- Check-up semanal sobre perfis que mais se movimentaram no ecossistema;
- Conectar as exigências do cliente com as skills dos candidatos;
- Mapear profissionais disponíveis no mercado.
A perspectiva do Gustavo foi compreender todos os anseios de quem estava inserido no contexto de TaaS, através da sua experiência e da capacidade de personalização da consultoria monday.com, surpreender o cliente com facilidades inesperadas e fundamentais para que a roda girasse em perfeita harmonia. Para ele o primeiro passo foi de revisão e definição do processo.
Com o workflow pronto e uma janela de possibilidades aberta a segunda etapa já poderia iniciar. É hora da configuração. Nesta etapa nosso consultor criou quatro quadros de trabalho:
Quadro 1 – Prospecção
Momento em que é feita a abordagem ao candidato, se o candidato sinaliza que está apto ou disposto a entrar no processo de recrutamento, ele é inserido no fluxo e já é direcionado ao próximo quadro.
Quadro 2 – Recrutamento
Neste quadro acontece grandes movimentações. Aqui realizamos a entrevista com o candidato, uma reunião interna com o time para entender se o perfil está alinhado com o cliente contratante, e a reunião com o contratante.
Quadro 3 – Novo A-Player
Etapa de implementação, quando o candidato é aprovado e finalmente se torna um A-Player.
Quadro 4 – Banco de talentos
Quadro em que os candidatos seguem em nosso radar. Quando o entrevistado não tem o perfil do cliente, mas tem potencial para outras vagas nós mantemos o lead conosco para refazer o contato quando uma nova oportunidade surgir.
Com o projeto alinhado e configurado, a terceira etapa é o treinamento. Aqui é o momento crucial para entender se todas as automações farão sentido na prática, e não só na teoria. Nesta fase nosso consultor passa todo seu conhecimento ao cliente e ao time que irá descobrir todas as possibilidades da Monday. O “dono” do ambiente recebe o treinamento e o material com explicações. É hora de reunir o time e delegar as atribuições e responsabilidades. Mas é fundamental ressaltar que o layout amistoso e intuitivo faz com que o usuário seja autodidata, afinal, há facilidade na Monday.
Um novo usuário chegou no time e não sabe operar a plataforma?
A Simone Britto é Tech Recruiter aqui na A-Players e se juntou ao time quando todos já operavam dentro da Monday há seis meses. Ela nunca havia trabalhado com a plataforma, suas experiências anteriores eram com outros softwares de recrutamento e seleção existentes no mercado. O processo para entender o funcionamento e já andar com as suas próprias pernas foi rápido. “Não há grandes complicações, a Monday é fácil de mexer. Recebi o treinamento de um colega recrutador e precisei de dois meses para operar 100% a ferramenta de forma individual”, contou Simone.
Etapa final de implementação da monday.com
Chegamos ao suporte pós-implementação. Embora seja a última etapa, esta é a etapa que nem o contratante e nem contratado esperam realizar, afinal é muito melhor quando o projeto já sai em pleno funcionamento.
Mas por vezes é necessário, e aqui nós nos comprometemos a corrigir qualquer bug e servir de apoio até que este funcionamento esteja realmente pleno. Após isso, você pode correr para o abraço! A Monday está 100% apta a agilizar seus processos e ser sua melhor amiga.
Cliente Piloto
Testar o processo é viver a experiência do usuário e transitar por todos os quadros. É fundamental para entregar um projeto excelente. Todos os clientes de monday.com aqui na A-Players possuem um cliente piloto. Este “cliente” explora várias possibilidades, cria situações e desafia a etapa de pós-implementação. É somente após essa vivência que entendemos que o projeto está concluído e pronto para ser entregue.
Review do time de People & Culture após dez meses de operação dentro da monday.com
Quatro pessoas movimentam os quadros de forma direta todos os dias. E outras três pessoas participam das movimentações de forma menos ativa. O resultado desse período é:
- Possibilidade de compreender por quanto tempo uma posição ficou aberta e comparar com outras posições. Utilizando os dados gerados pela monday.com possível entender quais as posições mais saturadas no mercado, por exemplo;
- A quantidade de candidatos por vaga também é um dado importante a ser analisado, pois mostra movimentações futuras de mercado;
- Os gráficos são intuitos e fáceis de interpretar;
- Todos os integrantes do time, e outros que estão envolvidos, têm acesso as mesmas informações em tempo real;
- Comunicação clara e assertiva entre os integrantes do time de recrutamento e entre as áreas envolvidas no processo.
Você possui um time que precisa definir um fluxo de trabalho e ainda não encontrou a melhor ferramenta? Nós estamos aptos para lhe auxiliar. Entre em contato conosco e saiba como extrair o melhor da sua rotina.